Sebelum Menggunakan Aplikasi Akuntansi, Yuk Kenali Jenis – Jenisnya!

Jadi Anda sudah memutuskan untuk menggunakan software accounting, lalu harus memilih software accounting yang seperti apa? Di jaman sekarang, pada umumnya ada dua jenis software accounting yang tersedia. Mereka adalah On Premise dan Cloud. Tentunya tergantung pilihan Anda, akan ada pricing model yang berbeda.

Jangan sampai keliru. Banyak orang suka menyebutkan nama On Premise tetapi suka memiliki pemahaman berbeda dari artinya aslinya. Software On Premise maksudnya adalah diinstal di server kantor Anda sendiri, tetapi ada dua tipe yaitu Desktop Based dan Web Based.

1. Desktop Based (On Premise)

Cara paling umum untuk menggunakan sebuah aplikasi adalah dengan cara menginstalnya di komputer Anda terlebih dahulu.

Software desktop based biasanya memerlukan komputer server di kantor Anda untuk menyimpan database yang terpusat di suatu tempat. Software accountingnya sendiri harus terpasang di masing-masing komputer/laptop user yang akan menggunakannya.

Terus terang lebih banyak minusnya dari metode ini, yang paling besar adalah kerumitan untuk mengupdate software. Apabila ada versi terbaru dari software yang Anda gunakan, semua user harus mengupdate aplikasi di laptop mereka masing-masing.

Anda juga harus memastikan spesifikasi komputer harus pas dengan yang ditentukan vendor Anda, misalnya Windows only, mungkin juga diperlukan versi Windows tertentu. Tentunya karena Desktop Based, Anda hanya bisa mengakses data perusahaan Anda apabila Anda di komputer/laptop saja.

Plusnya untuk software desktop based adalah harganya yang relatif terjangkau, dan cocok digunakan untuk perusahaan kecil karena biasanya Anda hanya perlu membayar lisensinya sekali saja.

2. Web Based (On Premise)

Software Web Based adalah tipe yang sangat populer di kalangan pengusaha Indonesia. Software akuntansinya tetap terpasang di server kantor Anda, jadi kemanan data sangat dijamin (karena dipegang Anda sendiri), tetapi dengan menyambungkan internet ke server, software Anda bisa diakses dari luar kantor!

Jurnal sendiri adalah software on-premise web based, jadi saya bisa menjelaskan ke Anda kenapa software on premise tidak akan turun popularitasnya dalam waktu dekat ini.

Sama seperti software Desktop Based, software web based memiliki keunggulan harga yang relatif terjangkau, karena Anda hanya perlu membeli lisensi sekali saja untuk mendapatkan paket software yang Anda inginkan.

Bedanya dari desktop based adalah, meskipun software web based ini juga memerlukan suatu server untuk menyimpan database dan software accounting, apabila ada update versi terbaru, Anda hanya perlu mengupdatenya di server, dan semua user akan dapat menggunakan versi terbarunya langsung!

Bagaimana kalau Anda perlu mengakses data secara urgent meskipun sedang berada di luar kantor? Canggihnya software accounting web based adalah kemudahan aksesnya melalui smartphone, tablet dan juga laptop di mana saja (pastikan server Anda terhubung dengan internet untuk fitur ini).

Keunggulan lain software On-Premise adalah kemampuannya untuk di customize. Karena software dipasang di server Anda dan bukan server vendor, sangat dimungkinkan untuk di integrasikan ke software lain ataupun hardware seperti timbangan digital dan mesin pabrik lainnya.

Karena jenisnya yang On Premise, penggunaan software accounting ini tidak dapat dilakukan secara instan, karena diperlukan persiapan server dan jaringan kantor yang bagus, dan juga biasanya ada waktu implementasi sistem yang dibutuhkan.

3. Cloud Only (Web Based)

Biasanya software yang bersifat cloud only diperuntukkan untuk perusahaan kecil dan menengah saja. Anda dapat mengaksesnya menggunakan browser seperti Google Chrome di laptop maupun smartphone Anda.

Perlu diperhatikan, sistem pembayaran yang tersedia hanyalah subscription based atau sewa per bulan/tahun. Sistem pembayaran seperti ini memang sangat menarik untuk Anda yang baru ingin mencoba untuk menggunakan software akuntansi, dan tidak berani mengeluarkan investasi besar di awal.

Tentu salah satu kelebihannya adalah karena data dan aplikasi sudah terpasang di server vendor, jadi Anda tinggal pakai saja. Setelah Anda melakukan pembayaran, Anda bisa langsung mencoba semua fitur yang tersedia.

Dari kemudahan yang tersedia tersebut, tentu ada kekurangan dari sistem ini. Tergantung dari infrastruktur yang tersedia di perusahaan Anda, apabila internet kantor Anda down untuk waktu yang lama, Anda tidak bisa mengakses aplikasi tersebut dan tidak dapat melakukan transaksi apa-apa.

Oh dan juga, apabila diperlukan integrasi ke hardware seperti mesin timbangan digital (seperti yang di supermarket buah) dan mesin pabrik lainnya, tidak bisa karena aplikasinya kan ada di server vendor.

Menghitung Harga Software Akuntansi

Tergantung jenis software accounting yang Anda pilih, ada dua jenis pricing model yang tersedia untuk pembelian software pada umumnya, yaitu perpetual license dan subscription based.

1. Perpetual License

Perpetual Licensing adalah model pembayaran untuk software on-premise atau hybrid, dimana perusahaan harus membeli hardware server lokal untuk menyimpan database secara lokal dan memiliki tim IT sendiri sebelum membelinya.

Jenis pembayaran seperti ini sering digunakan oleh vendor software On Premise, seperti yang digunakan Jurnal.

2. Subscription Based

Metode pembayaran subscription based atau langganan biasanya untuk software berbasis cloud atau online, biasanya untuk perusahaan yang tidak mau diribetkan dengan pengelolaan server aplikasi dan database sendiri. Jenis licensing seperti ini sering ditemukan di aplikasi Cloud based.

Daftar Harga Software Akuntansi di Indonesia

Harga software accounting di Indonesia sangat bervarian tergantung dari skala perusahaan Anda. Kami telah merangkum dengan lengkap pada artikel harga software accounting yang sering digunakan di Indonesia, silahkan pelajari artikel blog tersebut.

1. Biaya Tambahan yang Harus Anda Ketahui

Selain harga dari paket software itu sendiri, biasanya vendor software akuntansi menyediakan layanan tambahan yang bisa bersifat opsional ataupun wajib. Anda sebaiknya menanyakan semua poin yang akan saya bahas disini untuk mendapatkan angka yang pasti untuk budget yang perlu Anda siapkan.

2. Penambahan User

Pengeluaran tambahan yang signifikan biasanya dari jumlah user tambahan diluar yang sudah didapatkan dari paket software yang dipilih.

Perhatikan untuk software bersifat subscription based, penambahan user juga akan dihitung secara per bulan. Contohnya di software akuntansi Jurnal mereka menghitung penambahan user di Rp 99.000/bulan.

Menurut saya penambahan user bisa dilakukan dengan bertahap dan sesuai kebutuhan, karena vendor software akuntansi dapat menambahkannya dengan mudah dan cepat, supaya ada penghematan pada awal investasi software.

3. Fitur dan Modul Custom

Bagaimana jika Anda menemukan kekurangan dari paket software standard yang disediakan vendor pilihan Anda?

Beberapa vendor software bersedia untuk melakukan kustomisasi untuk menyesuaikan software mereka dengan kebutuhan bisnis perusahaan Anda.

Tentunya untuk pekerjaan tambahan ini, akan ada biaya yang dibebankan ke pihak konsumen, berupa hitungan mandays. Di Jurnal sendiri, 1 mandays = Rp 1.300.000.

4. Implementasi

Apabila Anda memilih software On Premise, kemungkinan besar akan ada layanan tambahan berupa jasa implementasi yang wajib diambil diluar harga paket software akuntansi yang Anda pilih. Harganya pun bervarian dari jutaan rupiah sampai ratusan juta, tergantung kerumitan dan scope pekerjaan dari implementasi itu sendiri.

Ada vendor yang menggunakan tenaga kerjanya sendiri untuk jasa implementasi, ada juga yang menggunakan pihak ketiga seperti software akuntansi Accurate 5.

Jangan lupa untuk menanyakan estimasi waktu implementasi yang diperlukan. Vendor software akuntansi yang baik juga bisa memberikan project timeline yang dibutuhkan dari awal sampai akhir implementasi.

5. Training

Rata-rata vendor software akuntansi menyediakan jasa berupa training software kepada penggunanya. Apabila diberikan secara gratis, biasanya itu diadakan di sesi yang beramai-ramai dengan user dari perusahaan lain, seperti yang dilakukan software akuntansi online Jurnal, jadi tidak difokuskan untuk menjawab pertanyaan perusahaan Anda saja.

Ada juga yang menawarkannya dengan biaya tambahan, terutama jika pelatihan dilakukan di kantor Anda secara one on one.

Apabila dikenakan biaya, pastikan Anda menanyakan cara perhitungan biaya training tersebut. Apakah per kunjungan? Per jam? Atau Per hari?

6. Maintenance dan Support (After Sales Service)

Untuk software cloud based, maintenance dan support biasanya sudah termasuk di dalam harga software yang disebutkan di awal. Biasanya support yang diberikan hanya berupa email dan chat.

Untuk servis premium seperti kunjungan ke tempat Anda dan support team yang dedicated (tidak ganti-ganti terus contact personnya), akan dikenakan biaya maintenance dan support tambahan.

Jangan lupa tanyakan periode penagihan yang diberikan. Apakah per 6 bulan? Per tahun? Bagaimana cara perhitungan biayanya?

Salah satu aplikasi akuntasi terbaik saat ini adalah Jurnal by Mekari, segera kunjungi websitenya di https://www.jurnal.id/id/ untuk bantu bisnis Anda lebih maju lagi.

Jurnal.id merupakan software akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan Jurnal.id adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.

Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik, untuk itulah Jurnal.id hadir sebagai Simple Online Accounting Software untuk menunjang kesuksesan pebisnis.

Dengan menggunakan Jurnal.id, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.

Jurnal.id bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan software akuntansi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.

Jadi, Jurnal.id menjadikan pembuatan laporan keuangan perusahaan lebih mudah, aman, cepat, nyaman, dan datanya bisa diakses secara real-time. Menariknya, Jurnal.id telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan terjamin.

Selain itu, Jurnal memiliki banyak fitur didalamnya seperti:

  • Fitur pembelian di mana didalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap.
  • Pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis.
  • Cash link.
  • Pembuatan laporan keuangan dan masih banyak lagi fitur lainnya.
  • Manajemen Stok

Dengan menggunakan Jurnal, Anda juga dapat mengakses data secara realtime, kapan pun dan di mana pun. Bagi Anda pemilik online shop, manfaatkan juga aplikasi pembukuan online shop untuk membantu pekerjaan Anda. Nikmati kesempatan free trial aplikasi catatan keuangan Jurnal selama 14 hari.